Tre semplici consigli per inviare email professionali con Mail per Mac

15 marzo 2018 ore 08:58 | di | 11 commenti

Una e-mail è spesso solo un sistema rapido per inviare un messaggio, ma bastano pochi accorgimenti per dargli sempre un aspetto professionale. 

1. Formattare i link

Spesso si allega ad una email un link, e per quanto corto o lungo possa essere, sicuramente non è bello da vedere e meno che mai professionale.

Mail formattare link 001

Invece di limitarvi a copiare e incollare un URL, scrivete una breve descrizione attinente al link oppure più semplicemente click qui, quindi evidenziate il testo e premete la combinazione di tasti ⌘-K (oppure selezionate Modifica/Aggiungi link), incollate l’URL nella finestra di dialogo che appare, e premete OK.

 Mail formattazione link 002

Et voilà! Sicuramente così ha un aspetto più bello, e professionale.

Mail formattazione link 003

2. Uniformità nello stile e font

Spesso tramite e-mail si invia un testo copiato da un’altra fonte, che di default manterrà la formattazione originaria, cioè colore, font, dimensione, e così via, che non corrispondono con la formattazione del resto del messaggio. Questo crea un aspetto incoerente e naturalmente poco professionale.

Mail formattazione 001

Per risolvere facilmente questo antisettico problema, basta utilizzare la funzione “Incolla e mantieni lo stile”: posizionare il cursore nella posizione corretta nel corpo dell’email, quindi selezionare  Modifica/ Incolla e mantieni lo stile, in alternativa premete la scorciatoia da tastiera ⌘-⌥-⇧-V (Comando-alt-maiuscolo-V).

Mail formattazione 002

3. Citazione in evidenza

Quando si allega un testo da un’altra fonte nel corpo dell’email, per differenziarlo dal resto del messaggio si può metterlo tra virgolette e/o in corsivo. Ma, Mail include una funzionalità più professionale o sicuramente più idonea alla posta elettronica, “Livello citazione”, che rendere più chiara la citazione differenziandola visivamente dal resto. Per utilizzare questa funzione, prima bisogna selezionare il testo che avete incollato o che state citando, e quindi scegliere Formato/Livello citazione/Aumenta.

Mail livello citazione aumenta

È inoltre possibile accedere a questa funzione con la combinazione di tasti ⌘-‘ (Comando-apostrofo).

Mail livello citazione 003

Infine, un “consiglio bonus”. Per conferire alla vostra posta elettronica un aspetto ancora più professionale, è meglio evitare di aggiungere una firma elettronica con caratteri di fantasia, colori, e con in allegato immagini, perchè quasi mai il destinatario dell’email la visualizzerà come l’avete impostata. È meglio adoperare caratteri semplici e senza allegati. Se non lo sapete già, Mail di Apple permette anche di creare e salvare varie firme, ad esempio se ne può impostare una formale ed un’altra destinata a familiari ed amici, trovate tutto spiegato in quest’altro articolo: Mail: come aggiungere firme personalizzate

Mail Mac firma

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Argomento: Mac, Tip macOS

Commenti (11)

RSS commenti

  1. Alessandro ha detto:

    Sono 3+1 consigli veramente utili, e soprattutto facili da metetre in partica. Grazie mille.

  2. Tonino ha detto:

    Grazie Stefano. Tutti molto utili.

  3. giacomo ha detto:

    grazie Stefano! Una domanda: per lavoro devo inviare parecchie email in blocco, ma spesso finiscono nello spam (quelle ad indirizzo gmail su tutte) e nonostante le spedisco a pochi indirizzi per volta. Come fare affinché agli altri non arrivino come spam?

    • Stefano Donadio ha detto:

      Devi chiedere ai destinatari di inserire il tuo indirizzo email nella rubrica, la quasi totalità dei software di posta crea una white list con l’elenco delle mail dei contatti, che così non finiscono nello spam.

  4. Giacomo ha detto:

    Grazie! Quali software consigli per l’invio diciamo massivo di email?

  5. Cristiano ha detto:

    W Apple e amo Apple, certamente, ma mai (per carità!!!) Mail…
    Tutto quel che dice l’articolo, lo fa benissimo anche Thunderbird che, però, è sempre stato mille volte più comodo, sia come programma che come gestione tecnica (profili facilmente salvabili ed esportabili, ecc…).

  6. Cristiano ha detto:

    Per me va già benissimo com’è, specialmente da quando ha introdotto i filtri automatici anche in uscita. Non gli manca nessuna funzione né per uso professionale né per usi personali. Spero solo che Apple non la boicotti nei futuri sistemi operativi.

  7. Edgardo ha detto:

    Apprezzo molto mail su Mac, soprattutto per le fantastiche funzionalità di ricerca, ma essendo spesso in giro ho necessità di utilizzare dispositivi mobili e ho riscontrato che mail per iOS non ha tutte le funzionalità implementate per Mac.
    Ad esempio, non consente di inserire un’immagine nella firma o di utilizzare gli stessi contrassegni impiegati su Mac.
    Per questo motivo, pur con dispiacere, ho dovuto utilizzare un software di terze parti, nella specie Airmail.
    Gli manca la stabilità di mail, ma è perfettamente uguale su MacOS e iOS.

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