Fatturazione semplicissima su Mac e iOS (aggiornato)

Il lettore Achille, membro dello Spider-Mac Apple User Group (comunità online di utenti Mac ufficialmente riconosciuta da Apple), fa una domanda che può interessare il popolo delle partite IVA:

“Salve gruppo, mia moglie è odontoiatra e da alcune settimane le cliniche in cui lavora le hanno chiesto di rilasciare solo fatture digitali, in PDF. Le fatture le scriverebbe direttamente dall’iPhone 7 e qualche volta anche dal suo MacBook 12”. Cosa mi consigliate?”

La maggior parte dei software di fatturazione per Mac e iOS sono destinati alle medie imprese, altri sono scritti veramente male o sono privi di un supporto adeguato, ma ben più “pericoloso” molti altri ancora utilizzano un database proprietario che non potrà essere utilizzato quando lo sviluppatore non aggiornerà più la sua applicazione o quando deciderete di utilizzarne un’altra.

Per il tipo di fatturazione estremamente semplice come nel caso prospettato, la soluzione  la offre “mamma Apple”: Numbers. L’alter ego di Excel è gratuito su ogni Mac e dispositivo iOS, e include già un modello di fattura facilmente personalizzabile in pochi click anche di un utente inesperto. Inoltre, dal momento che è possibile salvare ogni fattura sulla nuvola di iCloud, in qualsiasi momento è possibile aggiornare, spedire una copia in PDF e consultare il proprio “database” di fatture.

Fatturare dal Mac

Su Mac, dopo aver lanciato Numbers, click su “Nuovo Documento”, scorrete la finestra “Scelta modelli” fino a trovare “Fattura”.

Aggiunge il vostro nome, i dati fiscali necessari e le altre informazioni “standard”, quindi selezionate File/Salva come modello e dalla successiva finestra di dialogo click su “Aggiungi a Scelta modelli”. In questo modo, la prossima volta che dovrete creare una nuova fattura non dovrete inserire nuovamente i dati standard, sarà sufficiente selezionare il modello personalizzato di fattura dalla sezione “I miei modelli” della finestra “Scegli un modello”.

Per quanto riguarda dove salvare le fatture, la scelta più semplice è la cartella Numbers – iCloud, in modo da potervi accendere da qualsiasi Mac, dispositivo iOS e anche dal Web via icloud.com. Per catalogare ogni fattura, mette un numero progressivo, l’anno e poi il nome della persona o azienda destinataria della fattura, ad esempio: 01 – 2017 Dental Smile

Fatturare da iPhone e iPad

Per quanto riguarda i dispositivi iOS, il primo passo è selezionare dal Mac il modello di Fattura creato precedentemente, quindi scegliere File/Salva come modello e questa volta cliccate sul pulsante “Salva”, scegliete un nome adeguato, ad esempio “Fattura personalizzata” e come cartella di destinazione utilizzate Numbers – iCloud.

Dall’iPhone o dall’iPad, dopo aver lanciato Numbers, si dovrebbe aprire la schermata della cartella “Numbers – iCloud”, toccate e tenete premuto il dito sul modello di fattura precedentemente salvato, “Fattura personalizzata” nella schermata d’esempio, quindi toccate il file per evidenziarlo e poi il pulsante copia che si trova in alto a sinistra. In questo modo otterrete una copia del modello della fattura senza modificare l’originale. 

Selezionate la copia del modello di fattura e aggiungete i dati necessari. Quando avete terminato, “touch” sul nome per rinominare il file.

Aggiungere la firma e invio PDF dal Mac

Per firmare la fattura appena creata, su Mac selezionate File/esporta come PDF, salvate il file nella cartella “Numbers – iCloud” o createne una ad hoc. Quindi aprire la fattura in PDF con Anteprima ed utilizzate la funzione “Firma”. Salvate, e poi click sul pulsante condividi per inviare la fattura in PDF via e-mail. Se non avete ancora aggiunto la vostra firma ad Anteprima, seguite le facili istruzioni di quest’altro articolo Come firmare un PDF 

Aggiungere la firma e invio PDF dall’iPhone o iPad

Da Numbers selezionate la fattura a cui desiderate aggiungere la vostra firma, toccate i tre puntini in alto a destra e dalla successiva schermata scegliete “Invia una copia”

Dalla finestra di dialogo della scelta formati toccate su PDF, e nella schermata seguente “touch” su Invia.

Si aprirà la finestra di dialogo con le varie opzioni di condivisione, selezionate “E-mail” e il file in PDF verrà aggiunto nel corpo di una nuova e-mail. Toccate il file in PDF per far apparire la “nuvoletta” con le varie opzioni, e scorrete con la freccia destra fino a visualizzare “Modifica”.

Dalla finestra “Markup” che appare, toccate il pulsante della firma in basso a destra, quindi aggiungete la vostra firma o utilizzate quella esistente. Una volta aggiunta, la firma può essere facilmente spostata e ridimensionata con le dita. Quanto tutto è a posto, toccate “Fine” e spedite la vostra fattura firmata.

Aggiornamento: sono stati aggiunti i paragrafi che spiegano come firmare la fattura e inviarla in formato PDF.