Organizzare i file automaticamente su Mac con Hazel

Uno dei punti deboli dei Mac, soprattutto dei MacBook, è il limitato spazio d’archiviazione dell’SSD. Anche se il costo è in calo, non tutti si possono permette in fase d’ordine di un Mac di optare per un SSD più capiente. Da parte sua “mamma Apple” sta cercando di venire incontro alle esigenze degli utenti offerendo la possibilità di spostare i file, le librerie musicali e di fotografie su iCloud a prezzi convenienti, ad esempio 50GB costano €1 al mese, e per 200GB si spendono €3 mensilmente, con la possibilità di condividerli con tutta la famiglia. Nonostante tutto, la soluzione più economica è tenere in perfetto ordine i file del proprio Mac e quando necessario, sfruttare al meglio i servizi di archiviazione sul cloud.

Ci sono naturalmente numerosi software che controllano il disco del Mac e individuano i file più grandi presenti sul disco (GrandPerspective è un esempio semplice e gratuito, e a partire da Sierra anche mamma Apple ha introdotto un sistema simile, schermata in basso).

Hazel invece è un’applicazione che funziona in modo differente. Partendo dalla premessa che gran parte dell’inutile ingombro è costituito da una organizzazione insufficiente, offre un sistema basato su regole precise per mantenere in ordine il Mac.

Funziona controllando in maniera silenziosa specifiche cartelle ed eseguendo le regole preimpostate quando necessario. Queste regole possono essere estremamente semplici, come per esempio spostare i documenti lasciati sul desktop nella loro destinazione più corretta. Oppure possono essere più complesse, come per esempio l’aggiunta di tag ed etichette, la creazione di archivi, il caricamento dei contenuti sui server e anche l’esecuzione di script.

Procedere con prudenza

Se avete il timore che Hazel possa creare danni con regole complesse, è una buona idea usare delle cartelle di prova. Basta creare una cartella, aggiungere copie (non gli originali) dei documenti e quindi eseguire una regola per vedere cosa succede. Naturalmente ricordatevi sempre di fare un backup con Time Machine prima di cominciare. Hazel costa $32 (circa €30). Per sperimentare le potenzialità dell’utility potete utilizzare una versione di prova. L’acquisto vale la spesa, soprattutto considerando il risparmio che consentirà nei mesi a venire.

Hazel si installa come un pannello delle Preferenze di Sistema, selezionatelo e poi click sulla scheda Info, quindi mettete il segno di spunta all’opzione “Show Hazel status in the menu bar” per aggiungere l’icona di Hazel nella barra dei menu in modo da poter usare al meglio l’applicazione.

Svuotamento cestino personalizzato

Nella scheda Trash spuntando le prime due caselle è possibile eliminare i file nel cestino oltre una certa età e dimensione. Il Finder prevede un’opzione simile (Finder/Preferenze/Avanzate), ma è limitata all’eliminazione di tutti file che sono nel cestino da almeno 30 giorni. Con Hazel è possibile ridurre l’intervallo di tempo ad una settimana ed ai file che hanno un certo peso, ad esempio impostando 1 GB rimarranno nel Cestino solo file come documenti di Word, foto e video che pesano pochi megabyte ma che sono anche quelli che tipicamente si cestinano per errore (è una opzione utile per chi ha l’abitudine di controlla il contenuto del Cestino prima di svuotarlo).

Contrassegnare i vecchi file

Selezioniate la scheda Folders e fate click sul pulsante più (+) in fondo. Scegliete come destinazione Desktop, ad esempio, e click su Open. 

Scegliete “Scrivania” nella colonna di Folders, e poi click su + nella finestra Rules a destra. Attribuite un nome adeguato alla regola e impostate “If all conditions are met”. Create la condizione “Date Added is not this month”. Premete + per aggiungerne un’altra: “Date Last Opened is not this month”. Confrontate il vostro lavoro con la schermata qui in basso.

Dal menu a tendina di “Do the following…, selezionate “Set color label” e un colore.Clic su OK per salvare la regola. Da questo momento in poi i file della scrivania aggiunti e non aperti da più di un mese avranno un “bollino” colorato.

È possibile attivare la regola creata su altre cartelle trascinandola dalla finestra Rules direttamente su una cartella in Folders. Bastano pochi secondi per vedere il risultato. Potete anche fare click sulla regola, scegliere Preview e un file singolo per vedere l’effetto.

Archiviare i vecchi file

In alternativa, è possibile creareuna regola per archiviare tutti i file più vecchi di un mese e non aperti in questo lasso di tempo in una cartella.

Selezionate Scrivania nella colonna Folders, click con il tasto destro del mouse sulla regola “Contrassegnare vecchi file” a destra e scegliete “Duplicate” dal menu contestuale che appare. Nominate la nuova regola “Archiviare vecchi file”, impostate come azione “Move” e la voce “Other”, nella finestra che si apre, click sul pulsante in basso a sinistra “Nuova cartella” e create la cartella “Vecchi file”, click sul pulsante “Apri” in basso a destra.

Naturalmente, le due regole sono in competizione, dovrete scegliere quella che soddisfa maggiormente le vostre esigenze.