7 grandi consigli per sfruttare al massimo Gmail
Gmail è forse il servizio di posta elettronica gratuito più diffuso. Google nel corso degli anni ha aggiunto una serie di funzioni per consentire agli utenti di organizzare, catalogare e cercare le e-mail. In questo articolo trovate sette utili consigli per sfruttare la massimo tutte le opzioni di Gmail.
1. Personalizzare la casella Posta in arrivo
Gmail offre diversi sistemi per organizzare la propria casella di posta, uno dei più utili è utilizzare la funzione Posta prioritaria. Portate il cursore del mouse sopra Posta in arrivo nella parte superiore della barra laterale, e fate click sulla freccia che appare accanto. Dal menu a tendina che appare, scegliere Posta prioritaria. La casella di posta si trasformerà in tre sezioni: Speciali, Importanti e Tutto il resto.
Per contrassegnare le e-mail come Importanti, utilizzate il pulsante con l’icona di una etichetta gialla accanto al soggetto, in questo modo insegnate a Gmail che tali argomenti e mittenti devono avere un trattamento da VIP. La differenza tra contrassegnare un messaggio di posta come importante e come speciale (stellina) è che, una volta che il messaggio è stato letto, scompare dall’elenco Importanti. Classificare un messaggio tra gli Speciali (con la stellina) è un po’ come attaccare un post-it sul bordo del proprio iMac, il messaggio speciale di Gmail scompare solo dopo aver rimosso la stella.
È possibile personalizzare ulteriormente queste sezioni portando il cursore del mouse sopra i rispettivi nomi e cliccando sulla freccia accanto. Ad esempio, è possibile creare una nuova sezione della posta in entrata per visualizzare i cinque messaggi non letti più recenti con l’etichetta utilizzata per le notifiche vostro forum preferito, o per l’etichetta che si usano per indicare i messaggi di familiari e amici.
2. Aggiungere rapidamente più allegati ad una e-mail
Se avete l’abitudine di utilizzate Gmail via Web, potrebbe sorgere l’esigenza di inviare più allegati con una e-mail, ma c’è un modo più semplice rispetto a selezionare e fare l’upload dei file uno ad uno.
Se si desidera inviare più file che si trovano nella stessa cartella, dopo aver cliccato l’opzione “Allega un file” di Gmail, tenete premuto il tasto Comando (⌘) e fate click su ciascun documento che si desidera allegare al messaggio. In alternativa, potete anche tenere premuto il tasto Maiuscole per selezionare un gruppo continuo di documenti.
Un’altra opzione è quella di fare click e trascinare le icone dei file da una cartella o dalla scrivania direttamente alla sezione “Allega un file”. Quest’area cambierà in bianco e visualizzare il seguente messaggio: “Rilascia i file qui per aggiungerli come allegati”.
3. Impostare le notifiche sulla scrivania del Mac
Se aspettate una e-mail importante, non c’è bisogno di aggiornare costantemente e monitorare la propria casella di posta di Gmail. È sufficiente, scaricare un add-on gratuito per il browser Google Chrome che aggiunge l’icona di Gmail a destra della barra degli indirizzi che consente di sapere quando c’è una nuova email o messaggio di chat.
Le notifiche chat sono abilitate di default, ma è possibile disabilitarle nelle impostazioni di Gmail. Per attivare le notifiche e-mail o chat, ecco cosa dovete fare (questa funzionalità funziona solo per il browser Chrome):
a) Eseguite il login via Web del vostro account Gmail, quindi click sul pulsante con l’icona dell’ingranaggio che si trova in alto e selezionate Impostazioni.
b) Nella scheda Generale, scorrete la pagina fino alla sezione “Notifiche sul desktop”. È possibile attivare le notifiche chat o disattivarle, o ricevere le notifiche per tutte le email in entrata o solo quelle che Gmail ritiene importanti.
c) Dopo aver effettuato le vostre scelte, fate click su Salva modifiche.
4. Eseguire il logout in remoto
Se si utilizzano più computer o dispositivi per accedere a Gmail e avete il sospetto di esservi dimenticati di effettuare il logout, è possibile farlo da remoto. Scorrete fino alla fine della vostra casella di posta, in basso a destra troverete le informazioni sul tempo e il luogo dell’ultima attività sul vostro account. Fare click su “Dettagli” per vedere se il vostro account è ancora aperto in un’altra posizione.
La pagina che si apre mostra se il proprio account è aperto in un’altra posizione, le attività recenti, (che specifica se l’accesso è avvenuto da un browser, cellulare, POP3 e così via) l’indirizzo IP e la data e l’ora. È inoltre possibile uscire da tutte le altre sessioni cliccando il pulsante “Esci da tutte le altre sessioni”.
5. Visualizzare solo le Etichette importanti
Se consultate la posta di Gmail via Web, potete organizzare le vostre e-mail utilizzando le “Etichette” che consentono di assegnare più categorie a un singolo messaggio. Ad esempio, quando leggete una e-mail relativa alla conferma di un vostro acquisto online, è possibile utilizzare il pulsante con l’icona di una etichetta nella parte superiore per creare una etichetta “Spedizioni”, poi un’altra chiamandola “In consegna”, ad esempio.
In seguito, è possibile fare click l’etichetta Spedizioni per avere l’elenco di tutti gli acquisti effettuati su Internet, o controllare l’etichetta In consegna per sapere quali prodotti devono ancora esservi consegnati (ricordatevi di togliere all’e-mail l’etichetta In consegna quando riceverete il pacco).
Se si finisce per utilizzare alcune etichette molto più di altre, è possibile scegliere quali visualizzare nella barra laterale di Gmail. Cliccate sul pulsante con l’icona di un ingranaggio in alto a destra, e dal successivo menu a tendina selezionate Impostazioni, quindi Etichette. Accanto a ogni etichetta di default e a quelle create ci sono le opzioni “mostra” e “nascondi”.
6. Utilizzare i filtri per archiviare le e-mail importanti
Se utilizzate Gmail, il popolare servizio gratuito di posta elettronica di Google, potete utilizzare i filtri per archiviare automaticamente la posta in base a vari criteri, come l’indirizzo del mittente, se il messaggio include allegati, o se appaiono determinate parole chiave nell’oggetto o nel corpo del messaggio. Se vi siete iscritti a numerose mailing list o forum, oppure continuate a ricevere messaggi indesiderati sempre dallo stesso mittente, utilizzare i filtri di Gmail è il sistema migliore per organizzare al meglio la vostra corrispondenza.
Per impostare un filtro, cliccate sul pulsante in alto a destra con l’icona dell’ingranaggio e selezionate dal menu a tendina la voce Impostazioni, poi cliccate sulla sezione “Filtri”. In questa schermata, in basso, click sul link “Crea un nuovo filtro”. Avrete la possibilità di inserire vari criteri e anche di verificare che il filtro sia applicato ai messaggi giusti. Ad esempio, per i biglietti del treno acquistati online, create un filtro con l’indirizzo di posta elettronica di Trenitalia o Italo nel campo Da (ad esempio, italo@mail.italotreno.it), e fate click sul link “Crea filtro con questa ricerca”.
Nella finestra successiva, selezionare l’opzione desiderata, come assegnare un’etichetta, archiviare i messaggi nella casella di posta oppure spuntare l’opzione Elimina nel caso si tratti di posta indesiderata.
È anche possibile creare filtri direttamente da una e-mail che si sta visualizzando. Fate click sul triangolo di apertura accanto alla freccia risposta e nel menu che appare, scegliere Filtra i messaggi di questo.
7. Organizzare le e-mail con stelle e simboli
Se state per essere sopraffatti dall’enorme volume di e-mail che ricevete, allora è arrivato il momento di utilizzare alcuni degli strumenti che Google mette a disposizione con il suo popolare servizio gratuito di posta elettronica.
Oltre ai filtri, alle etichette e alla personalizzazione della casella Posta in arrivo, le e-mail possono essere organizzate anche con le stelline e in base alle cerchie di Google+.
Le “stelline” in Gmail (che su Mail di Apple equivale a contrassegnare un messaggio con una bandierina colorata) sono uno strumento utile per catalogare i messaggi importanti, e Google ha deciso di ampliare le forme e i colori che è possibile utilizzare.
Dopo aver eseguito il login del proprio account Gmail, click sul pulsante in alto a destra con l’icona dell’ingranaggio, selezionate dal menu a tendina la voce Impostazioni, quindi Generale, e scorerete verso il basso fino alla sezione “Stelle” per vedere tutte le opzioni disponibili. Oltre a poter scegliere di utilizzare varie stelle colorate, si può optare anche per dei simboli.
5 Commento
Ciao Stefano, devo porti una domanda. Uso Mail per leggere e scrivere la posta ed ho tre indirizzi gmail. Mi capita spesso di inviare una mail dall’indirizzo primario, ma automaticamente il server di uscita è quello di un altro indirizzo mail…quindi chi mi risponde riceve l’indirizzo secondario e non quello principale da cui intendevo spedire la mail….ho controllato la configurazione di ogni singola mail, ma non riesco a venirne a capo…cosa potrebbe essere?
PS: scusa il disordine concettuale…
Vai in Mail/Preferenze/Account/Informazioni account/ clicca sul menu a tendina di “Server posta in uscita”, e seleziona quello relativo all’account, poi metti il segno di spunta all’opzione “Utilizza solo questo server”. Fai la stessa cosa per ogni account Gmail avendo cura di selezionare sempre l’SMTP corrispondente.
grazie! già avevo spuntato, ma il problema si è presentato col 10.8…prima era tutto ok…provo a resettare tutto e reinserire le info negli account. grazie ancora
otto utili conigli?
Tra poco è Pasqua, tempo di conigli 😉 (ho corretto, grazie).